Mittwoch, 20. September 2017

Hier gibt es eine kurze Einführung in das Besprechungsformat „Lean Coffee“. Wenn du wissen willst, wie alles entstand, dann folge diesem Link: The Lean Coffee Story!

Und wenn du in Köln selbst teilnehmen möchtest, findest du am Ende dieses Artikels alle Informationen.

Wie funktioniert eine Besprechung im Format Lean Coffee?

Lean Coffee ist ein agendaloses Besprechungsformat. Das heißt: Es gibt keine Agenda vorweg, sondern sie wird zu Beginn des Lean Coffees von allen Teilnehmern erstellt. Die gefundenen Themen werden dann priorisiert und in der Reihenfolge ihrer Priorisierung besprochen. Jedes Thema bekommt zu Beginn eine relativ kurze Besprechungszeit, die von den Teilnehmern verlängert werden kann, falls Bedarf besteht.

Beim Kölner Lean Coffee verläuft das konkret so:

  1. Aufsetzen eines minimalen (Personal) Kanban-Boards
    An einer Wand werden drei Spalten visualisiert: „zu diskutieren“, „in Diskussion“, „diskutiert“.
  2. Sammeln der Themen
    Jeder Teilnehmer schreibt die Themen, die er gerne besprechen möchte, auf jeweils ein Post-It. Die Post-Its werden in beliebiger Reihenfolge in die Offen-Spalte geklebt.
  3. Kurzvorstellung der Themen
    Jedes Thema wird kurz vorgestellt, aber nur so lang, dass sich die Teilnehmer etwas darunter vorstellen können.
  4. Priorisierung der Themen
    Jeder Teilnehmer verteilt eine vom Moderator festgelegte Gesamtzahl von Voting-Punkten auf die Post-Its. Typischerweise bekommt jeder Teilnehmer zwei oder drei Punkte, die er nach Belieben verteilen kann; auch alle Punkte auf ein Thema zu vergeben ist erlaubt. Anschließend sortiert der Moderator die Themen in der Reihenfolge der Punktzahl, die sie erhalten haben.
  5. Besprechung in Timeboxen
    Mit der Besprechung des ersten Themas startet der Moderator einen Timer, der nach 10 min abläuft. Wenn die 10 min nicht benötigt werden, kommt das nächste Thema dran. Wenn nach 10 min noch diskutiert wird, unterbricht der Moderator das Gespräch für ein Thumb-Voting: Jeder Teilnehmer hält seinen Daumen nach oben (weiter diskutieren), waagerecht (schließe mich der Mehrheit an) oder nach unten (Diskussion beenden). Wenn es mehr Daumen nach oben als nach unten gibt, wird die Diskussionszeit um 5 min verlängert, dann wird erneut abgestimmt. Sobald es keine Mehrheit für eine Verlängerung der Diskussion gibt, kommt das nächste Thema dran.

Am Ende werden auf diese Weise die wichtigsten Themen jeweils so lange besprochen, wie es die Mehrheit der Teilnehmer für sinnvoll hält. Die entstehenden Diskussionen sind so viel fokussierter als in klassichen Meetingformaten. Es ist schlicht kein Raum für Gelaber, und es gibt kurz getaktete Punkte, an denen die Gruppe aktiv überprüft, ob sich eine weitere Diskussion lohnt. So wird meist alles gesagt, was nötig ist – aber nicht von jedem 🙂

Insgesamt dauert ein Kölner Lean Coffee eine Stunde, in der typischerweise drei bis fünf Themen besprochen werden. Wer mit seinem Thema nicht dran kommt, darf es gerne beim nächsten Mal wieder vorschlagen. Die Atmosphäre ist locker, heiter, ungezwungen und gleichzeitig fokussiert und interessiert.

Selbst teilnehmen

Wenn du selbst dabei sein möchtest, dann komm einfach vorbei! Der Lean Coffee findet jeden Freitag um 8 Uhr in Köln statt, außer an Feiertagen.

In der Xing-Gruppe „Lean Coffee“ (https://www.xing.com/communities/groups/lean-coffee-42d6-1066150/events/upcoming) findest du das jeweils nächste Event angekündigt. Der Termin ist freitags um 8 Uhr, aber der Ort wechselt jedes Mal. Wenn du Mitglied in der Gruppe wirst, dann wirst du über neue Events auch aktiv informiert, auf Xing und per Mail.

Einen Überblick über typische Themen, die wir besprechen, findest du hier: http://leancoffee.eu/2015/11/15/lean-coffee-cologne-nr-101-112/. Aber natürlich gibt es beim nächsten Mal andere Themen, und insbesondere kannst du selbst welche vorschlagen.

Einen fotografischen Einblick in Themen und Locations der letzten Lean Coffees gibt es in diesem Flickr-Album: https://www.flickr.com/photos/surfguard/albums/72157657410950378

Komm einfach vorbei! Wir freuen uns über jede neue Teilnehmerin und jeden neuen Teilnehmer!